Mehrere Google Kalender verwalten: Familie, Arbeit und Verein sauber getrennt

Mehrere Google Kalender parallel zu führen ist der Trick, der einen überfüllten Kalender wieder lesbar macht: Arbeit, Familie, Verein und Persönliches bekommen je einen eigenen Kalender mit eigener Farbe, und jede Ansicht lässt sich ein- und ausblenden. Das Anlegen dauert eine Minute, die Fallen liegen woanders.

Weitere Kalender hinzufügen: der Weg

Im Browser auf calendar.google.com, links in der Seitenleiste neben „Weitere Kalender“ auf das Plus, dann „Neuen Kalender erstellen“. Name vergeben („Familie“, „Verein“, „Projekt X“), erstellen, fertig. Der neue Kalender erscheint in der Liste und lässt sich über die drei Punkte daneben einfärben.

Zwei Dinge dazu, die Google nicht dazuschreibt: Das Anlegen funktioniert nur im Browser, die mobile App kann neue Kalender weder erstellen noch freigeben, nur anzeigen. Und jeder Kalender hat seine eigenen Einstellungen für Freigaben und Benachrichtigungen, was gleich wichtig wird.

Die sinnvolle Struktur: drei bis fünf, nicht zehn

Die Erfahrung aus vielen Haushalten: Drei bis fünf Kalender sind das Optimum. Ein persönlicher (Zahnarzt, Sport, Freunde), einer für die Arbeit, ein geteilter für die Familie, dazu je nach Leben einer für den Verein oder ein laufendes Projekt.

Ab etwa sechs Kalendern kippt der Nutzen. Jeder weitere Kalender ist eine weitere Stelle, an der ein Termin landen kann, eine weitere Farbe, die man sich merken muss, und eine weitere Synchronisationseinstellung pro Gerät. Wer für jeden Lebensbereich einen eigenen Kalender anlegt, verbringt mehr Zeit mit der Verwaltung der Kalender als mit den Terminen.

Die Faustregel: Ein eigener Kalender lohnt sich, wenn eine Gruppe von Menschen ihn gemeinsam sehen soll (Familie, Verein) oder wenn ein Bereich regelmäßig komplett ausgeblendet werden soll (Arbeit am Wochenende). Für alles andere reichen Farben innerhalb eines Kalenders nicht aus? Doch, meistens schon.

Die zwei Fallen im Alltag

Der Termin im falschen Kalender. Beim schnellen Eintragen am Handy nimmt die App den Standardkalender, fast immer den persönlichen. Der Familientermin, der dort landet, ist für den Rest der Familie unsichtbar. Der Blick auf das Kalenderfeld vor dem Speichern wird nach einer Woche zum Reflex; bis dahin lohnt es sich, neue gemeinsame Termine bewusst am Rechner einzutragen. Ein falsch einsortierter Termin lässt sich retten: Termin öffnen, bearbeiten, Kalender wechseln.

Die Synchronisation pro Gerät. Neue Kalender erscheinen nicht automatisch auf allen Geräten. In der Google Kalender App muss jeder Kalender unter Einstellungen je Konto aktiviert werden; auf dem iPhone entscheidet zusätzlich die Seite calendar.google.com/calendar/syncselect, welche Kalender überhaupt aufs Gerät synchronisiert werden. Wer einen Kalender vermisst, findet ihn in neun von zehn Fällen dort, abgewählt.

Mehrere Kalender mit mehreren Personen

Sobald einer der Kalender mehreren Personen gehört, kommt die Freigabe dazu: drei Punkte neben dem Kalender, „Einstellungen und Freigabe“, Personen per E-Mail hinzufügen, Berechtigung wählen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit den Berechtigungsstufen steht in unserem Leitfaden zum gemeinsamen Google Kalender.

Hier zeigt sich auch die Grenze des Google-Ansatzes. Jede Person braucht ein Google-Konto, jede Freigabe wird einzeln verwaltet, und je mehr Kalender und Personen zusammenkommen, desto mehr Einstellungsstellen gibt es. Für eine Familie, die neben den Terminen auch Einkaufsliste, Aufgaben und Ausgaben koordiniert, ist eine gemeinsame Gruppe oft die einfachere Architektur: In Wuzzio treten alle über einen Link bei, der Familienkalender ist einer von mehreren Bausteinen, und es gibt genau eine Stelle, an der Mitglieder verwaltet werden. Der Vergleich der Familienkalender-Apps ordnet die Optionen ein.

Kurz zusammengefasst

Neue Kalender entstehen nur im Browser, drei bis fünf sind genug, jede Farbe gehört einem Lebensbereich. Die beiden Klassiker, falscher Standardkalender und abgeschaltete Synchronisation, verursachen fast alle Probleme. Und wenn die Kalenderverwaltung selbst zur Aufgabe wird, ist das das Signal, die Struktur zu vereinfachen statt zu erweitern.